Hotelkontingente

Hotelkontingente sind im Bustourismus fest vereinbarte Zimmerkapazitäten, die Reiseveranstalter oder Busunternehmen vorab bei Hotels einkaufen. Das Hotel garantiert eine bestimmte Anzahl an Zimmern für einen festgelegten Zeitraum, wodurch Veranstalter Reisen zu kalkulierbaren Preisen und mit gesicherter Verfügbarkeit anbieten können. Je nach Vertragsmodell trägt entweder das Hotel oder der Veranstalter das wirtschaftliche Risiko für nicht belegte Zimmer.

Es gibt drei Hauptarten von Hotelkontingenten. Festkontingente (Garantie-Kontingente) verpflichten den Veranstalter, eine feste Anzahl an Zimmern zu belegen und zu bezahlen – unabhängig von der tatsächlichen Auslastung. Diese Variante ermöglicht meist günstigere Preise, birgt jedoch das volle finanzielle Risiko für nicht verkaufte Zimmer. Abrufkontingente (Options-Kontingente) hingegen reservieren Zimmer, die bis zu einem vertraglich festgelegten Stichtag kostenfrei zurückgegeben werden können. Dies reduziert das wirtschaftliche Risiko, geht aber häufig mit höheren Preisen einher. Eine Kombination beider Modelle stellen Mischkontingente (Teilgarantie) dar, bei denen ein Teil der Zimmer fest garantiert und ein weiterer Teil optional abrufbar bleibt. Diese Variante bietet einen Kompromiss zwischen Flexibilität und Planungssicherheit.

Wichtige Vertragskonditionen

Bei Hotelkontingenten im Reisebusgeschäft sind bestimmte Vertragskonditionen entscheidend:

• Stornierungsbedingungen: Häufig gelten gestaffelte Stornofristen, z. B. kostenlose Rückgabe bis 90 Tage vor Anreise, danach 30–50 % Stornogebühren, ab 30 Tagen vor Anreise bis zu 100 %. Veranstalter müssen diese Fristen genau beachten, um finanzielle Verluste zu vermeiden.

• Depositzahlungen (Anzahlungen): Hotels verlangen häufig Vorauszahlungen von 10 % bis 30 % des Kontingentwertes, um sich gegen kurzfristige Absagen abzusichern. Für Veranstalter bedeutet dies eine langfristige Kapitalbindung.

• Freiplätze: Viele Verträge enthalten Freiplatz-Regelungen, z. B. ein Freiplatz pro 20 zahlender Gäste. Diese können die Rentabilität einer Reise erhöhen oder als Rabattmöglichkeit für Kunden genutzt werden.

• Preisgarantie: Hotels sichern oft feste Zimmerpreise für eine Saison zu, um Veranstaltern eine verlässliche Kalkulation zu ermöglichen. Ohne eine Preisgarantie können sich Zimmerpreise je nach Marktlage verändern.

• Verpflegungsregelungen: Enthaltene Leistungen wie Frühstück, Halbpension oder Vollpension beeinflussen die Gesamtkosten und die Attraktivität des Angebots für Reisekunden. Veranstalter vereinbaren oft Pauschalpreise pro Person und Tag.

• Release-Fristen: Diese Frist bestimmt, bis wann optional reservierte Zimmer kostenfrei zurückgegeben werden können. Im Gruppentourismus liegen Release-Fristen meist zwischen 4 Wochen und 3 Monaten vor Anreise.

Hotelkontingente ermöglichen es Reiseveranstaltern, frühzeitig attraktive Angebote zu sichern. Die Wahl des richtigen Kontingentmodells und eine genaue Vertragsprüfung sind entscheidend, um wirtschaftliche Risiken zu minimieren und gleichzeitig wettbewerbsfähige Gruppenreisen anbieten zu können.